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采购如何出成绩?最重要的是做好成本管控

发表时间:2018-09-17 00:00

作为采购人,我们首先需要知道采购的基本流程可以划分为采购计划的制定、采购行为的发生、采购过程的监督、对厂家生产情况的跟踪、提货、验货、产品入库、仓储保管、出库配送、供销结算等。


采购成本就是在上述采购流程中所支出的费用。今天本文就和大家分享下如何控制采购成本。

基于总成本的成本控制


1、构建并完善采购系统

采购成本控制的基础工作就是要建立并且完善采购系统。在实施采购业务活动之前,做好最基础的工作——采购制度的制订是十分必要的,这是企业有效控制采购成本的前提。


2、传统采购观念的转变

企业一定要遵循“所有权成本最低”( total cost of ownership,TCO)原则,不仅要关注显性成本,更要注重“看不见”的隐性成本。


采购业务行为应该是基于“总成本最低”原则而不单只是追求“采购价格最低”。


企业需要改变传统的采购观念,要有控制总体成本的远见,要能够对采购流程中所涉及的关键环节和其他相关的潜在成本进行评估。这样才能够从各个环节、各个细节上,基于总成本进行节约。


一种正确的采购观念是决定企业能否科学、合理进行采购成本控制的首要因素。采购成本的控制不只是采购部门的事,它还承担着全面成本管理的责任,进而影响着后续的研发、生产、销售等环节。



3、建立严格的采购制度

为防止采购人员“吃回扣”等腐败行为,企业应该建立一套严格、完善的采购制度。这样不仅能对腐败行为起预防作用,还可以规范企业的采购业务行为、优化流程,进而提高采购效率。


采购制度应针对企业所需采购产品品项的分类来进行不同的规范制定。

不同产品品项规定物资采购的申请类别、授权人的批准许可、原材料采购的方式和最终的审批等。并一定要明确相关部门的责任和关系,一定不可越级操作,导致最后流程的混乱、权责不分。


当然,采购制度能否得以顺畅实施取决于企业整个采购团队的素质,采购人员的专业素质和职业道德是影响企业采购活动的关键因素。


4、采购计划的合理制定

制定科学的采购计划的前提是了解需求部门具体要求和物资的供应信息。采购业务活动在企业中自始至终处于为生产服务的地位,物资采购计划的制定主要是依据生产计划的具体要求,是从生产需求部门的实际情况出发的,而不是任意采购。


同时还要考虑供应市场的波动可能性和库存成本等一系列因素,最终得出合理、科学的采购时间、采购批量、订货周期和交货方式,编制可执行的采购计划。

基于供应定位模型的成本控制

供应定位模型是从企业所采购产品支出金额的多少和其对企业的影响、供应风险和机会两个方面,对所采购的产品进行项目分类,是企业采购在确定需求、获取与选择报价、供应商评价等活动中起指导作用的一种分析工具。


本文将从另外一个角度利用供应定位模型,从采购所有权总成本的角度考虑,借助分析该模型来帮助探究采购成本控制。

供应定位模型(上图),采用矩阵的形式对产品进行分类:横轴是根据帕累托的20/80法则,对采购支出金额的划分;纵轴则是机遇、风险和影响可能性的综合定位分类。


供应定位模型将企业所要采购的产品分为四个大类:日常、瓶颈、杠杆、关键。


日常类——供应管理

日常类产品采购属于低值采购,其风险可能性也是相对来说比较低的,该类产品采购中,较容易降低的就是采购管理成本。


采购管理成本包括很多方面:供应商管理成本、人工成本、信息成本、办公费用等其他一些成本。针对日常类产品的特征,优化流程,固定采购模式,便能节省很大一部分采购管理成本。

瓶颈类——风险控制

瓶颈类产品采购属于低值采购,但是其机遇、风险和影响发生可能性却是相对来说较高的。


风险的发生就意味着成本的上升,该类成本是我们无法在所谓的一些报表上看到的隐性成本。因此,对于该类产品采购成本控制的重点就在于控制其风险的发生,尽量降低供应风险。


杠杆类——价格管理

杠杆类产品采购金额支出水平高,其机遇、风险和影响发生可能性不高。


对于此类产品采购成本控制的关键在于产品价格的变化。要想最大限度降低此类产品的采购成本,就应该重点关注其市场供应价格,通过降低价格和交货成本来降低采购所有权总成本。


关键类——质量管理

关键类产品采购是高值采购,机遇、风险和影响发生可能性大而且采购金额支出水平也高。


此时,我们所要重点关注就是供应产品的质量和连续性了。一旦质量这一关键要素出现问题,不仅是采购成本的增加,也会给企业带来不可弥补的损失。质量问题带来的成本属于隐性成本,我们无法预测其何时发生以及损失多大,所以需要做好提前预防。


现实的采购业务工作中,其过程涉及许多方面,是十分繁杂的,所遇到的困难也是各式各样的,企业应根据自己的能力和实际情况灵活实施、开展采购成本控制策略。


好采购必须要做到的就是对成本的精确把控,掌握好文中一系列控制采购成本的办法,将使你工作起来更加得心应手。


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